2008.01.02 Wed
ルハルト商事のクリスマスイベント！（イベントまでの舞台裏5）
巷は新年箱イベントで賑わってますね（、、*
当方は2日から既に仕事なので、遅いお正月休みまで箱交換がメインのＴＷＩＮです（笑） 皆さんに良い物が出ているといいですね！ 我が相棒殿は中々良いくじ運のようですがΣ（。。！ 私も半分はこっそり売りに出して、半分は開封してみようと思ってます。
さてさて、本日のネタは、延び延びになっていたイベントの舞台裏5、直前編。
本当はその日のうちに書ければ良いのでしょうが・・・中々そうは上手くいかないものです（笑）
以下、追記にて（＾＾*
当方は2日から既に仕事なので、遅いお正月休みまで箱交換がメインのＴＷＩＮです（笑） 皆さんに良い物が出ているといいですね！ 我が相棒殿は中々良いくじ運のようですがΣ（。。！ 私も半分はこっそり売りに出して、半分は開封してみようと思ってます。
さてさて、本日のネタは、延び延びになっていたイベントの舞台裏5、直前編。
本当はその日のうちに書ければ良いのでしょうが・・・中々そうは上手くいかないものです（笑）
以下、追記にて（＾＾*
本番当日を迎えた、ルハルト商事のイベント。
ここで、イベント開始時間までに、私にはやっておかねばならないポイントがありました。もっとも、こらからイベントをやるとしたなら、やっておいたほうがいいかもしれません。但し、それが貴方に合う方法だとは保障しかねますが（笑） こういったことはやっぱり、イベントを開催して、失敗した点などの反省を踏まえ、少しずつ形作ることなのだろうと私は思います。
＜イベント開始直前までの舞台裏＞
◇総帥と相棒による最終打ち合わせ
まず、イベントで主軸となる私の思考を整理するため、且つ又、サポート役に回ってくれる相棒と簡単ながらも細かい最終の打ち合わせを行います。これはどのイベントでも毎回やりますが、私達にしてみれば、狩りの打ち合わせの延長とさして変わりはない気がします（笑） イベント時はルールのチェック、賞品の渡し方、数、イベント進行上の細かい注意点などを確認しあいます。特に進行上の注意点は、念入りに。ここを念入りにやっておくと、説明中に補助的看板を出しやすくなったりするので、欠かせませんね！
・・・で、なぜこれをするのか、というと
相棒だから、が理由でもあり、理由でないのです（笑） イベント中の進行の根本は、基本的に私に回ってきます。たとえば他鯖から来たお客様の対応、遅れている参加者の対応等など、事柄はさまざまですが、色々な対応にイベント当日、私は迫られています。この時、次に目が向くのは、相棒でしょう。私の対応が遅れないように努力はしていますが、流石に手一杯なこともあり、この場合、相棒へ流れてしまいます。このための対応が１つ。
もう１つは上記でいっぱいいっぱいでも、お客にそれは見せられない（笑） だから、何時も以上に緊張しているけど、緊張なんてしてないよ〜という風に構えているのですが、やっぱりどこかミスをしてしまいます。これのフォローをしてもらうため、でもあるのです（、、 商事の社員はどなたも優秀ですが、追々各社員に分担をお願いしているので、それ以上の負荷は流石に・・・ やはりここは相方である、相棒殿に犠牲になってもらうわけですね（ぉ 実際、イベントの企画など、相棒がやったほうがスムーズに行くのかもしれません（苦笑）
◇社員への最終チェック、並びに、事前打ち合わせ＆指示
ここでは当日の社員の出席確認を行います。お仕事で遅れそうだ、とか、風邪引いて出られないよ！とか。商事の社員達は、イベント時に集うのがほとんどですので、これをやりそこなうと、イベント自体が崩れてしまいます。 社員の出席状況がわかったら、一人一人に分担を説明。 イベント中の役割ですね。 ルール説明係、賞品分配係などなど。 商事のイベントは、KOSさんほど大きくないので、色々と親身にできるのがポイントです。でも、それも、ここの社員との打ち合わせと事前指示を損なうとやっぱりぐだぐだになってしまいます。イベント会場で先について待っているお客さんの対応とか、少しずつでも違うと、イベントに来てくださるお客様の印象もずいぶんと変わってくるものです。もちろん、自分達もイベントを行った後に感想が大きく変わると思います。
◇イベントアイテムの確認、並びに会場までの輸送今回のイベントでは大量の風飴を使用しましたので、これの輸送がメインでした（笑） これは社員との打ち合わせ中に同時に並行して行っています。 ここで、足らないかな、という場合は、買い足しや狩りに走ったりとか（、、* 商事のイベントには、当日に参加したいというお客様が結構いらっしゃるので、予定より大目に見積もっていても、さらに足らなかったりするのです。ここら辺がイベントをする上での悩みどころですね（笑）
◇最終チェック
ここに来ると、イベント開始まで30分というぐらいでしょうか。この状態で、根本の大まかな流れをもう1度確認しつつ、各社員に指示を出し始めます。既に商事の中では、イベントは開始されているんです（、、；
【今回のイベントの場合〜イベント開始まで〜】
全員：各イベントアイテムを受け渡し＆輸送
↓
総帥：会場入りをして、早めに来場しているお客さんの対応。社員への指示。
相棒：ナルビク側の船着場にて、案内係。 並びに、エルティボ船着場付近へ誘導露店の設置。
社員の幽さん：エルティボ側で案内係、並びに、会場周辺の誘導露店の設置。社員の
社員の星ちゃん：エルティボＷＰ付近で案内係
↓
総帥：お客の対応をしつつ、参加者の出席確認、遅延確認。
他鯖からのお客様のエルティボ渡航代受け渡しを相棒に指示など。
相棒：ナルビク側で待機しつつ、案内続行。 並びに、渡航代支払いなど。
社員の幽さん：エルティボ側船着場で待機しつつ、エルティボ側の状況把握。
総帥にころあいを見計らった報告をしてくれます。
社員の星ちゃん：ＷＰ付近で案内続行。 こちらもその周辺の報告をしてくれてます。
↓
大まかに揃ったころを見計らってイベント開始。
なんだか、文字にしてみると大変ですが（、、； 実際、やってみるとてんてこ舞いです（笑） 慣れてくるとそうでもなくなってきますが、慣れてくるとやはり、改善を志さねばいけないのだろうと常々思います。大規模なイベントではなく、小規模イベントのいいところ。それを殺さずに、イベント参加者もイベント運営側も楽しまなくては意味がありません。イベントを運営する楽しさは、この苦労をも楽しむのにあるでしょう。面倒そうだな、と思うでしょうが、実際面倒です（笑） それでもやるのは、そこに楽しさを見つけたからかもしれませんね。
ただし、1つだけ！
いくら面倒になったといっても、参加者を募っておいての、イベント放棄はやめましょう。 たかがゲームですが、プレイするのは自分と同じ人間が相手なのですから。相手を思いやる気持ち、相手をもてなすことに通じると思うのです。運営側は参加者をもてなす側です。無責任なのは、一番いけないことだと思うのです。参加者だけが楽しければいいのではなく、運営側も楽しまなくてはいけない。これの折り合いを見つけるのが大変ですが・・・やってみると、きっとああなるほど！っとなるかもしれませんね（、、*
もし、これを読んでイベントをしてみたくなったなら！ ためらわずチャレンジを！ 責任ある行動ならばきっと、イベントは成功すると思います。貴方のイベントが成功するのを心よりお祈りして、イベントまでの舞台裏を終了させていただきます（＾＾） ここまで読んでくださって、ありがとうございました。
| テイルズ | 13:43 | comments:0 | trackbacks(-) | TOP↑
